Brandschutz in den Instandhaltungsplan aufnehmen: So erstellen Sie eine fundierte Kalkulation

Brandschutz kalkulieren Sie, indem Sie feststellen, welche Vorkehrungen vorhanden sind, was daran getan werden muss und wann das nötig ist. Unterscheiden Sie anschließend zwischen der Behebung bestehender Mängel, wiederkehrenden Kontrollen und Wartung sowie künftigem Ersatz.

So verhindern Sie, dass ein Sammelposten ‚Brandschutz‘ ohne klar beschriebene Arbeiten oder Kostenbegründung im Instandhaltungsplan landet. Es hilft dem Verwaltungsbeirat oder Immobilienverwalter auch zu erklären, welches Budget jetzt nötig ist und wofür später Rücklagen gebildet werden müssen.

Warum der Brandschutz einen eigenen Platz im Instandhaltungsplan verdient

Feuerwiderstandsfähige Wände, Decken, Türen und Abschottungen von Durchführungen helfen, die Ausbreitung eines Brandes zu begrenzen. Ein Teil davon liegt verdeckt, etwa über einer Decke oder in einem Installationsschacht.

Mängel können bei Umbauten und Installationsarbeiten entstehen. Denken Sie an ein neues Kabel durch eine Brandabschottung oder eine Öffnung, die nach Arbeiten nicht ausreichend verschlossen wurde. Auch Beschädigungen und Verschleiß beweglicher Teile verdienen Aufmerksamkeit.

Eine bestehende Instandhaltungskalkulation gibt daher nicht von selbst ein vollständiges Bild des Brandschutzes. Prüfen Sie, welche Vorkehrungen tatsächlich untersucht wurden und welche Inspektionen Teil Ihrer Wartungsverträge sind.

Eine Zustandsbewertung nach NEN 2767 ist zudem nicht dasselbe wie eine vollständige Brandschutzbeurteilung. NEN unterscheidet zwischen der technischen Zustandsbewertung und zusätzlichen Fachinspektionen. Vereinbaren Sie den gewünschten Untersuchungsumfang ausdrücklich.

1. Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme, die sich zur Kalkulation eignet

Eine brauchbare Erstaufnahme beschreibt die vorhandenen Vorkehrungen und ihren Zustand zum Zeitpunkt der Untersuchung. Nur Durchführungen und Türen zu zählen reicht nicht: Auch ihre Funktion, Ausführung und Zugänglichkeit bestimmen die nötigen Arbeiten.

Bitten Sie den Prüfer, je Bauteil festzuhalten:

• Lage und Kennzeichnung: wo befindet sich das Bauteil, mit einem erkennbaren Code auf Zeichnung und Foto?
• Funktion und Beurteilungsgrundlage: welche feuer- oder rauchhemmende Leistung ist hier nötig, und worauf beruht diese Beurteilung?
• Vorgefundene Situation: was ist in Ordnung, was ist mangelhaft und wo fehlen Informationen?
• Instandsetzungsmaßnahme: was muss angepasst, instand gesetzt oder ersetzt werden?
• Dringlichkeit und Kostengrundlage: wann muss es geschehen, und welche Mengen werden für die Schätzung benötigt?

Lassen Sie auch festhalten, welche Räume und Bauteile nicht zugänglich waren. Ein geschlossener Schacht oder eine unzugängliche Decke ist eine Einschränkung der Untersuchung, keine Bestätigung, dass dort alles in Ordnung ist.

Sind zusätzliche Öffnungen oder Untersuchungen nötig? Sehen Sie dafür einen eigenen Untersuchungsauftrag und ein eigenes Budget vor. Halten Sie festgestellte Instandsetzungskosten und noch unsichere Arbeiten erkennbar getrennt.

2. Kalkulieren Sie je Art der Arbeiten

Ein allgemeiner Betrag je Quadratmeter Gebäudefläche kann bei einem ersten groben Vergleich helfen, reicht aber für eine Ausführungskalkulation meist nicht aus.

Wählen Sie die Einheit, die zur Arbeit passt. Bei Durchführungen geht es zum Beispiel um Anzahl und Typen; bei der Instandsetzung von Wänden kann ein Preis je Quadratmeter gerade passend sein.

Ein Einheitspreis ist erst brauchbar, wenn klar ist, welche Leistung dafür erbracht wird. Zwei gleich große Öffnungen können wegen unterschiedlicher Leitungen oder Trennkonstruktionen eine andere Lösung erfordern.

Die gewählten Produkte müssen zudem für die Anwendung geeignet sein. Ein Produktzertifikat allein beweist nicht, dass die gesamte Ausführung den Anforderungen entspricht.

Berücksichtigen Sie auch die Nebenkosten

Prüfen Sie, ob Angebote Folgendes berücksichtigen:

• das Zugänglichmachen von Schächten und Decken;
• Gerüste, Hubarbeitsbühnen oder andere Hilfsmittel;
• das Entfernen ungeeigneter Abschottungen;
• die Wiederherstellung geöffneter Oberflächen;
• den Zugang zu Wohnungen und die Abstimmung mit Bewohnern;
• Abnahmekontrolle, Fotos und Aktualisierung der Zeichnungen;
• Mehrwertsteuer und den Preisstand, auf dem die Schätzung beruht.

Vermeiden Sie Doppelzählungen: Ist die Dokumentation bereits im Einheitspreis enthalten, muss sie nicht noch einmal als eigener Posten auftauchen.

3. Machen Sie die Berechnung nachprüfbar

Verwenden Sie je Arbeitsart diesen Aufbau:

Menge × Einheitspreis + Nebenkosten = geschätzte Ausführungskosten.

Machen Sie anschließend etwaige Unsicherheiten gesondert sichtbar.

Fiktives Rechenbeispiel

Die folgenden Beträge sind ausschließlich gewählt, um die Rechenmethode zu zeigen. Es sind keine Marktpreise oder Tarife von Grazy.

Ein Zuschlag von 10 % ist keine feste Richtlinie. Wählen Sie einen begründeten Zuschlag auf Grundlage dessen, was noch unbekannt ist. Bei vielen unzugänglichen Bauteilen kann eine zusätzliche Untersuchung sinnvoller sein als ein größerer Pauschalposten.

Geben Sie für künftige Ausführungsjahre auch die gewählte Preisindexierung an. Prüfen Sie vor der Auftragsvergabe, ob Mengen, Preise und Arbeiten noch zur aktuellen Situation passen.

4. Lassen Sie die Instandsetzungsfrist aus der Beurteilung folgen

Ein Instandhaltungsplan verteilt Arbeiten und Ausgaben über mehrere Jahre. Diese Verteilung muss zur Sicherheit und zu den Anforderungen passen, die für das Gebäude gelten.

Lassen Sie je Mangel beurteilen:

• welche Maßnahmen sofort nötig sind;
• ob vorläufige Maßnahmen nötig und ausreichend sind;
• innerhalb welcher Frist die endgültige Instandsetzung erfolgen muss;
• welche Wartung oder welcher Ersatz vertretbar eingeplant werden kann.

Die Aufnahme in den Instandhaltungsplan ist keine Erlaubnis, eine gefährliche Situation fortbestehen zu lassen. Das Informatiepunt Leefomgeving (die staatliche Informationsstelle zum niederländischen Umweltgesetz) beschreibt, dass auch das Fortbestehenlassen einer brandunsicheren Situation gegen die spezifische Sorgfaltspflicht verstoßen kann.

Arbeiten mit einer Renovierung zu kombinieren kann praktisch sein, sofern das Warten bis dahin vertretbar ist. Halten Sie diese Abwägung fest.

5. Legen Sie Wartungsintervalle je Vorkehrung fest

‚Jährlich prüfen‘ ist keine allgemeingültige Regel für alle Brandschutzvorkehrungen. Bestimmen Sie Arbeiten und Intervalle anhand der geltenden Anforderungen, der Herstellerangaben, der Nutzungsbedingungen, früherer Befunde und etwaiger zusätzlicher Vereinbarungen.

Für Bauwerksinstallationen, die unter Artikel 2.6 Bbl fallen, gilt eine spezifische Sorgfaltspflicht für Betrieb, Wartung und Kontrolle. Laut IPLO sind die Anweisungen von Herstellern, Lieferanten und Installateuren dabei ein wichtiger Ausgangspunkt.

Ein konkretes Beispiel: TROX nennt für den Typ FK2-EU zunächst halbjährliche Funktionsprüfungen. Nach zwei aufeinanderfolgenden Prüfungen ohne Funktionsprobleme kann laut dieser Produktinformation jährlich geprüft werden. Diese Vorgabe darf nicht ohne Beurteilung auf jeden anderen Brandschutzklappentyp übertragen werden.

Unterscheiden Sie im Instandhaltungsplan daher zwischen:

• Kontrollen im Rahmen der laufenden Verwaltung;
• geplanter Fachwartung;
• Kontrollen nach Arbeiten, Änderungen oder Beschädigungen;
• Ersatz auf Grundlage von Zustand, Funktion und verfügbaren Produktinformationen.

Prüfen Sie bei einem Mangel an einer Tür zunächst, ob eine fachgerechte Instandsetzung möglich ist. Ein Mangel bedeutet nicht automatisch, dass das gesamte Türelement ersetzt werden muss.

6. Setzen Sie Stichproben in einem Immobilienportfolio sorgfältig ein

Bei mehreren Gebäuden kann eine erste Untersuchung an ausgewählten Standorten helfen, Prioritäten und ein vorläufiges Budget festzulegen. Legen Sie vorab fest, welchem Zweck die Stichprobe dient und wie die Standorte ausgewählt werden.

Schauen Sie dabei über Baujahr und Nutzungsart hinaus. Auch Bausystem, Installationen, Umbaugeschichte, Instandhaltung und früher festgestellte Mängel können relevant sein.

Berichten Sie anschließend:

• welche Gebäude und Bauteile untersucht wurden;
• warum diese Auswahl getroffen wurde;
• welche Annahmen für andere Gebäude verwendet werden;
• welche Unsicherheit in der Schätzung steckt;
• wo zusätzliche Untersuchungen nötig sind.

Behandeln Sie das Ergebnis als vorläufige Portfolioschätzung. Schließen Sie daraus nicht, dass nicht untersuchte Gebäude die Anforderungen erfüllen. Arbeiten Sie Mengen und Maßnahmen je Objekt weiter aus, bevor Sie ein endgültiges Ausführungsbudget festlegen.

7. Verbinden Sie den Instandhaltungsplan mit dem jährlichen Wirtschaftsplan

Für ein übersichtliches Budget hilft es, drei Arten von Ausgaben zu unterscheiden:

Für WEGs ist diese Unterscheidung wichtig, weil die Instandhaltungsrücklage für andere als die gewöhnlichen jährlichen Kosten bestimmt ist. Prüfen Sie bei einer Entnahme aus der Rücklage auch die Gemeinschaftsordnung und die erforderliche Beschlussfassung. Wer welche Kosten trägt, lesen Sie in Brandschutz in der WEG: Wer zahlt die Instandsetzung?

Für eine WEG mit einem ganz oder teilweise zu Wohnzwecken bestimmten Gebäude kann die gesetzliche jährliche Rücklage auf einem beschlossenen Instandhaltungsplan beruhen, der höchstens fünf Jahre alt ist und mindestens zehn Jahre abdeckt. Das Gesetz bietet daneben den Weg, jährlich mindestens 0,5 % des Wiederaufbauwerts zurückzulegen. Dieser Prozentsatz sagt für sich genommen nichts darüber aus, ob das Budget für ein konkretes Instandsetzungsprojekt ausreicht.

Lesen Sie auch die Erläuterung der niederländischen Regierung zur Rücklage für große Instandhaltung.

Vermeiden Sie neue Mängel nach der Instandsetzung

Nehmen Sie die brandschutztechnische Wiederherstellung in Aufträge für Umbauten und Installationsarbeiten auf. Vereinbaren Sie vor der Ausführung, wer für die Wiederherstellung beeinträchtigter Abtrennungen verantwortlich ist und wer die Abnahme kontrolliert.

Lassen Sie geänderte Durchführungen und andere Vorkehrungen mit Lage, angewandter Lösung und Fotos erfassen. Kontrollieren Sie, wo nötig, bevor Arbeiten hinter Verkleidungen verschwinden.

Warten Sie bei einer neuen Durchführung nicht auf die nächste regelmäßige Inspektionsrunde. IPLO nennt das Fehlen einer angemessenen Kontrolle nach dem Herstellen oder Ändern einer Durchführung ausdrücklich als möglichen Verstoß gegen die Sorgfaltspflicht für die brandsichere Nutzung.

Häufig gestellte Fragen

Brauchen Sie Hilfe bei der Begründung Ihres Instandhaltungsplans?

Grazy Brandwering unterstützt Verwaltungsbeiräte und Verwalter bei Bestandsaufnahmen, der Dokumentation von Mängeln und Kostenschätzungen für die Instandsetzung.

Lesen Sie mehr über unser Vorgehen für Verwaltungsbeiräte und Verwalter. Stellen Sie bei Ihrer Anfrage den bestehenden Instandhaltungsplan, vorhandene Bauzeichnungen und frühere Inspektionsberichte zur Verfügung. So kann die Untersuchung auf die Informationen abgestimmt werden, die für Ihren Instandhaltungsbeschluss noch fehlen.